Teams

Überblick

Mit NueForm Teams arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an Formularen zusammen. Erstelle ein Team, lade Mitglieder mit verschiedenen Berechtigungsstufen ein und verwaltet Formulare gemeinsam.

Ein Team erstellen

So erstellst du ein Team:

1. Navigiere im Dashboard zum Bereich Teams.
2. Klicke auf Team erstellen.
3. Gib einen Teamnamen ein (z. B. „Marketing-Team").
4. Ein eindeutiger Team-Slug wird automatisch aus dem Namen generiert.
5. Klicke auf Erstellen.

Der Nutzer, der das Team erstellt, erhält automatisch die Rolle Eigentümer.

Team-Eigenschaften

Rollen

NueForm unterstützt vier Teamrollen, jede mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen:

Einladungen

Einladungen versenden

Team-Eigentümer und Admins können neue Mitglieder einladen:

1. Navigiere zu den Einstellungen deines Teams.
2. Klicke auf Mitglied einladen.
3. Gib die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person ein.
4. Wähle eine Rolle (Standard: Editor).
5. Klicke auf Einladung senden.

Einladungs-Eigenschaften

Einladungen annehmen

Wenn jemand in ein Team eingeladen wird:

1. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink, der ein eindeutiges Token enthält.
2. Ein Klick auf den Link führt sie zu NueForm.
3. Hat sie bereits ein NueForm-Konto, wird sie dem Team hinzugefügt.
4. Hat sie noch kein Konto, erstellt sie zuerst eines, danach wird die Einladung angewendet.

Ablauf von Einladungen

Einladungen laufen nach einer festgelegten Frist ab. Abgelaufene Einladungen können nicht mehr angenommen werden und müssen von einem Team-Eigentümer oder Admin erneut versendet werden.

Team-Formulare

Team-Formulare erstellen

Wenn ein Mitglied mit Editor-Berechtigungen (oder höher) ein Formular erstellt, kann es dieses dem Team zuweisen:

• Persönliche Formulare gehören dem einzelnen Nutzer und sind nur für ihn sichtbar.
• Team-Formulare gehören dem Team und sind für alle Teammitglieder entsprechend ihrer Rolle sichtbar.

Formular-Eigentümerschaft

Jedes Formular hat sowohl eine userId (der Ersteller) als auch eine optionale teamId:

• Ist teamId gesetzt, gehört das Formular dem Team und unterliegt den Team-Berechtigungen.
• Ist teamId null, handelt es sich um ein persönliches Formular.

Zusammenarbeit

Alle Teammitglieder mit entsprechenden Berechtigungen können:

• Das Formular in der Formularliste des Teams sehen.
• Das Formular bearbeiten (Rolle Editor und höher).
• Änderungen veröffentlichen (Rolle Editor und höher).
• Antworten ansehen (alle Rollen).

Mitglieder verwalten

Rollen ändern

Eigentümer und Admins können die Rolle eines Mitglieds ändern:

1. Gehe zu den Team-Einstellungen.
2. Suche das Mitglied in der Mitgliederliste.
3. Wähle im Dropdown eine neue Rolle.
4. Die Änderung wird sofort wirksam.

Mitglieder entfernen

Eigentümer und Admins können Mitglieder aus dem Team entfernen:

1. Gehe zu den Team-Einstellungen.
2. Suche das zu entfernende Mitglied.
3. Klicke auf Entfernen.
4. Das Mitglied verliert sofort den Zugriff auf alle Team-Formulare.

Team-Sitzplätze

Jedes Teammitglied — unabhängig von der Rolle — zählt zum Sitzplatzlimit deines Plans. Die Rolle Betrachter existiert weiterhin für Lesezugriff; sie wird nicht mehr anders abgerechnet als andere Rollen.

Veröffentlichungsberechtigungen

Editoren können Formulare erstellen und bearbeiten, aber nur Admins und Eigentümer können Formulare veröffentlichen. Das schafft einen natürlichen Freigabe-Workflow:

1. Ein Editor erstellt oder aktualisiert ein Formular im Builder.
2. Der Editor bittet um Veröffentlichung, indem er einen Admin oder Eigentümer benachrichtigt.
3. Ein Admin oder Eigentümer prüft das Formular und veröffentlicht es.

So durchlaufen alle veröffentlichten Formulare einen Review-Prozess, bevor sie live gehen. Editoren können ihre Änderungen jederzeit in der Vorschau ansehen, aber die öffentliche Version aktualisiert sich erst, wenn ein Admin oder Eigentümer veröffentlicht.

Team-Branding

Teams in unterstützten Plänen können Branding-Standards auf Teamebene festlegen, die automatisch für alle neuen im Team erstellten Formulare gelten. Das sorgt für visuelle Konsistenz in deiner gesamten Organisation.

Branding-Optionen

• Logo: Lade ein Team-Logo hoch, das auf allen Team-Formularen erscheint.
• Farben: Lege Primär-, Hintergrund- und Textfarben fest.
• Schriftarten: Wähle eine Standard-Schriftfamilie aus Google Fonts.
• Footer: Füge eine eigene Footer-Nachricht oder Links hinzu.

Auflösungsreihenfolge des Brandings

Beim Rendern eines Formulars wird das Branding in dieser Reihenfolge aufgelöst:

1. Überschreibungen auf Formularebene — Direkt am Formular gesetztes Branding hat Vorrang.
2. Team-Branding — Existiert keine Überschreibung auf Formularebene, gelten die Team-Standards.
3. Standards des Eigentümers — Ist kein Team-Branding gesetzt, gelten die persönlichen Standards des Formulareigentümers.
4. Systemstandards — Das Standard-Styling von NueForm.

Team-Branding verwalten

Nur Admins und Eigentümer können das Team-Branding verwalten. Navigiere zu deinen Team-Einstellungen und wähle den Tab Branding, um Standards zu konfigurieren.

Um das Team-Branding auf die persönlichen Standards des Eigentümers zurückzusetzen, klicke in den Branding-Einstellungen auf Auf Standards zurücksetzen.

Eigene Team-Domains

Enterprise-Teams können eigene Domains und Subdomains für ihre Formulare konfigurieren und Teilnehmern so ein vollständig gebrandetes Erlebnis bieten.

Subdomains

Jedes Team in einem Bezahlplan kann eine Subdomain beanspruchen (z. B. yourteam.nueform.io). Alle Team-Formulare sind dann unter yourteam.nueform.io/form-slug erreichbar.

Eigene Domains

Enterprise-Teams können ihre eigene Domain verbinden (z. B. forms.yourcompany.com):

1. Navigiere zu den Team-Einstellungen und wähle Domains.
2. Gib deine eigene Domain ein.
3. Füge die bereitgestellten DNS-Einträge (CNAME) bei deinem Domain-Registrar hinzu.
4. Klicke auf Verifizieren, um die DNS-Propagierung zu bestätigen.
5. SSL wird automatisch bereitgestellt, sobald die Verifizierung erfolgreich ist.

Gastzugang

Mit dem Gastzugang lädst du externe Mitwirkende zu bestimmten Formularen ein, ohne ihnen eine volle Teammitgliedschaft zu geben. Gäste können einzelne Formulare ansehen oder bearbeiten, ohne andere Team-Inhalte zu sehen.

Wie sich Gäste von Mitgliedern unterscheiden

Gast-Limits nach Plan

• Pro: Bis zu 10 Gast-Mitwirkende pro Team
• Enterprise: Bis zu 50 Gast-Mitwirkende pro Team

Gäste einladen

1. Öffne ein Team-Formular im Builder.
2. Klicke auf die Schaltfläche Teilen oder navigiere zu den Formulareinstellungen.
3. Wähle Gast einladen.
4. Gib die E-Mail des Gastes ein und wähle eine Berechtigungsstufe (Ansehen oder Bearbeiten).
5. Der Gast erhält eine E-Mail-Einladung für den Zugriff auf dieses spezifische Formular.

Gäste entfernen

Admins und Eigentümer können Gäste jederzeit von einem Formular entfernen. Das Entfernen eines Gastes widerruft sofort seinen Zugriff auf dieses Formular.

Audit-Log

Teams im Enterprise-Plan haben Zugriff auf ein HIPAA-taugliches Audit-Log, das alle Teamaktivitäten erfasst. Das Audit-Log zeichnet jede bedeutsame Aktion im Team auf und liefert einen vollständigen Verlauf für Compliance- und Sicherheitszwecke.

Detaillierte Informationen zum Audit-Log findest du in der eigenen Anleitung zum Audit-Log.

Team-Abrechnung

Eigentümer und Admins haben Zugriff auf den Tab Abrechnung in den Team-Einstellungen, um das Team-Abonnement zu verwalten:

• Aktuellen Plan ansehen samt Sitzplatznutzung (genutzte vs. enthaltene Teammitglieder).
• Team-Plan upgraden oder downgraden.
• Zusätzliche Sitzplätze hinzufügen über das Kontingent des Plans hinaus (1 $/Monat pro zusätzlichem Sitzplatz bei Enterprise, unabhängig von der Rolle).
• Rechnungen ansehen und Zahlungsverlauf einsehen.
• Zahlungsmethode aktualisieren.

Team-Analytics

Der Tab Analytics in den Team-Einstellungen bietet eine aggregierte Sicht auf die Performance aller Team-Formulare:

• Gesamtantworten über alle Team-Formulare hinweg.
• Abschlussraten aufgeschlüsselt nach Formular.
• Antworttrends im Zeitverlauf.
• Top-Formulare nach Antwortanzahl und Abschlussrate.
• Aktivität der Teammitglieder — wer Formulare erstellt und bearbeitet hat.

Team-Analytics helfen Managern, die Gesamtperformance der Formulare zu verstehen, ohne jedes Formular einzeln prüfen zu müssen.

Telefonie-Berechtigungen

Teams mit Telefonie (KI-Telefonformulare) können den Zugriff auf Telefonfunktionen unabhängig von der Standard-Teamrolle steuern. Jedes Mitglied hat eine Telefonie-Zugriffsstufe, die bestimmt, welche Telefonoperationen es ausführen darf.

Telefonie-Zugriffsstufen

Standardzugriff nach Rolle

Admins können den Standard-Telefonie-Zugriff für jedes Mitglied überschreiben, indem sie in den Mitgliedseinstellungen eine andere Stufe auswählen.

Team-Stimmen

Team-Stimmen sind eigene KI-Stimmen, die im gesamten Team geteilt werden. Beim Bearbeiten eines Team-Formulars zeigt der Stimmwähler sowohl persönliche als auch Team-Stimmen:

• Persönliche Stimmen werden vom einzelnen Nutzer erstellt und gehören ihm.
• Team-Stimmen werden mit allen Teammitgliedern geteilt, die mindestens Beobachter-Telefonie-Zugriff haben.

Das Erstellen oder Löschen von Team-Stimmen erfordert die Telefonie-Berechtigung Vollzugriff.

Team-Telefonnummern

Telefonnummern können einem Team zugewiesen werden und stehen damit allen Teammitgliedern mit entsprechendem Telefonie-Zugriff zur Verfügung. Team-Nummern zeigen in den Telefonie-Einstellungen des Formular-Builders ein Team-Badge.

Pausierte Nummern werden visuell abgedunkelt und zeigen ein Pausiert-Badge. Pausierte Nummern können weder Anrufe tätigen noch empfangen, bis sie von einem Nutzer mit mindestens Manager-Telefonie-Zugriff fortgesetzt werden.

Best Practices

1. Nutze die richtige Rolle: Vergib die minimal nötigen Berechtigungen. Verwende Betrachter für Stakeholder, die nur Ergebnisse sehen müssen, Editor für Formular-Bauer und Admin für Team-Manager.
2. Wende das Prinzip der geringsten Rechte an: Gib neuen Mitgliedern standardmäßig Betrachter-Zugriff und befördere gezielt, wenn ihre Verantwortung wächst. Alle Sitzplätze werden identisch abgerechnet — die Rollenwahl bestimmt den Zugriffsumfang, nicht die Kosten.
3. Richte Team-Branding ein: Konfiguriere Branding-Standards früh, damit alle neuen Formulare automatisch markenkonform sind.
4. Nutze den Veröffentlichungs-Workflow: Lass Editoren Inhalte erstellen, während Admins prüfen und veröffentlichen — für gesicherte Qualität.
5. Verfolge Änderungen: Nutze das Audit-Log (Enterprise), um nachzuvollziehen, wer Formulare wann geändert hat.
6. Lade Gäste für externe Zusammenarbeit ein: Verwende Gastzugang statt voller Teammitgliedschaft für Auftragnehmer und Kunden.
7. Organisiere mit Teams: Erstelle separate Teams für verschiedene Abteilungen oder Projekte, um Formulare geordnet und den Zugriff kontrolliert zu halten.